ARBQUIN INGENIERIA Y MANTENIMIENTO SAS

Fecha de Entrada en Vigencia: 23 de mayo de 2025 Última Actualización: 23 de mayo de 2025

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

• Nombre o Razón Social: ARBQUIN INGENIERIA Y MANTENIMIENTO SAS
• NIT: 901154865-3
• Domicilio Principal: AVN 23 # 29 A 29, Acacías, Meta, Colombia.
• Correo Electrónico de Contacto para Asuntos de Protección de Datos: protecciondatos@arbquin.com
• Teléfono de Contacto: +57 315 6684623

2. ALCANCE Y OBJETIVO: La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la «Política») establece los términos y condiciones bajo los cuales ARBQUIN INGENIERIA Y MANTENIMIENTO SAS (en adelante, «LA EMPRESA») recolecta, almacena, usa, circula, suprime y, en general, realiza el tratamiento de los datos personales de sus clientes, prospectos, proveedores, empleados, contratistas, usuarios de su sitio web y cualquier otro titular de información (en adelante, el «Titular»). El objetivo principal de esta Política es dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen, garantizando el derecho fundamental al Habeas Data de los Titulares. Esta política se complementa con nuestra Política de Cookies en lo referente al uso de dichas tecnologías en nuestro sitio web.

3. DEFINICIONES: Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones, de conformidad con la Ley 1581 de 2012:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Esto incluye información que pueda ser recolectada a través de cookies u otras tecnologías similares que puedan identificar a un individuo.
• Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos).
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de esta política, será LA EMPRESA.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: LA EMPRESA aplicará los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:

• Principio de Legalidad: El Tratamiento de datos se sujetará a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de Finalidad: El Tratamiento obedecerá a una finalidad legítima, informada al Titular.
• Principio de Libertad: El Tratamiento solo se ejercerá con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Principio de Transparencia: Se garantizará el derecho del Titular a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan, incluyendo la forma en que se recolectan y utilizan, por ejemplo, mediante el uso de cookies, cuya información detallada se encuentra en nuestra Política de Cookies.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujetará a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales y las disposiciones legales.
• Principio de Seguridad: La información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

4.A. USO DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES EN NUESTRO SITIO WEB LA EMPRESA utiliza cookies y otras tecnologías de seguimiento similares en su sitio web para mejorar la experiencia del usuario, facilitar la navegación, realizar análisis estadísticos sobre el uso del sitio, personalizar el contenido y, con el consentimiento del Titular cuando sea requerido, ofrecer publicidad relevante. Estas tecnologías pueden recolectar información como la dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, páginas visitadas, duración de la visita, entre otros. La información detallada sobre los tipos de cookies que utilizamos (propias y de terceros), las finalidades específicas de cada una, su duración, y cómo el Titular puede gestionarlas (aceptar, rechazar o configurar sus preferencias), se encuentra en nuestra Política de Cookies, la cual es un documento complementario e integrante de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y puede ser consultada https://arbquin.com/politica-de-cookies. Los datos personales que puedan ser recolectados a través del uso de cookies y otras tecnologías similares serán tratados de conformidad con los principios, finalidades y garantías establecidas en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y con la normativa aplicable.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: LA EMPRESA podrá recolectar, usar y tratar los datos personales de los Titulares para las siguientes finalidades principales:

• Clientes y Prospectos:
  
  • Ejecutar la relación contractual existente.
  • Proveer los servicios de ingeniería y mantenimiento requeridos.
  • Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
  • Realizar procesos de facturación, cobro y gestión de cartera.
  • Evaluar la calidad del servicio.
  • Enviar información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas o promociones (lo cual puede incluir publicidad segmentada basada en sus intereses, con su consentimiento cuando sea aplicable, y conforme a lo detallado en nuestra Política de Cookies).
  • Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo y comportamiento de mercado (incluyendo aquellos derivados del análisis de navegación y uso de nuestro sitio web, para lo cual puede consultar nuestra Política de Cookies).
  • Atender Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR).
  • Transmitir datos a terceros (encargados) para el desarrollo de actividades relacionadas con la operación de LA EMPRESA (ej. proveedores de servicios tecnológicos, contables, logísticos, plataformas de marketing), previa autorización del Titular cuando sea requerida y garantizando que dichos terceros cumplan con las políticas de protección de datos.
• Proveedores y Contratistas:
  
  • Realizar los procesos de selección, evaluación y adjudicación de contratos.
  • Gestionar pagos y cumplir con las obligaciones contractuales.
  • Cumplir con obligaciones legales y regulatorias.
• Empleados y Candidatos a Empleo:
  
  • Adelantar procesos de reclutamiento, selección y contratación.
  • Gestionar la relación laboral, incluyendo pagos de nómina, afiliaciones a seguridad social, programas de bienestar, etc.
  • Cumplir con obligaciones legales en materia laboral y de seguridad social.
• Generales (aplicables a todos los Titulares):
  
  • Dar cumplimiento a obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.
  • Realizar análisis estadísticos, históricos y de mercado.
  • Implementar medidas de seguridad y control interno, incluyendo la seguridad de nuestro sitio web.
  • Transferir y/o transmitir datos personales a nivel nacional o internacional, cuando sea necesario para el cumplimiento de las finalidades descritas y con observancia de los requisitos legales, incluyendo el uso de servicios de terceros para el procesamiento de datos o el uso de cookies que impliquen dicha transferencia, conforme se detalla en la Política de Cookies.

6. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES: LA EMPRESA solo tratará datos sensibles cuando:

• El Titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, siempre que se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. Cuando se traten datos sensibles, se informará al Titular sobre el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES: De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA EMPRESA como Responsable del Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento (por ejemplo, para datos recolectados por cookies estrictamente necesarias, conforme a nuestra Política de Cookies).
• Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento LA EMPRESA ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. Esto incluye el consentimiento otorgado para el uso de cookies no esenciales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

8. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR (PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS): Los Titulares podrán ejercer sus derechos mediante comunicación escrita dirigida a LA EMPRESA, a través de los siguientes canales:

• Correo Electrónico: protecciondatos@arbquin.com
• Dirección Física: AVN 23 # 29 A 29, Acacías, Meta, Colombia.
• Teléfono de Contacto: +57 315 6684623 (para consultas o guía inicial, aunque se recomienda formalizar la petición por escrito). La solicitud deberá contener como mínimo:
• Nombre completo del Titular y/o su apoderado (si aplica).
• Número de identificación del Titular.
• Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
• Descripción de la petición, consulta o reclamo.
• Dirección de notificación (física y/o electrónica).
• Documentos que se quieran hacer valer (si aplica). Plazos para la atención de consultas: Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Plazos para la atención de reclamos: Los reclamos para corrección, actualización, supresión del dato o revocatoria de la autorización serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

9. MEDIDAS DE SEGURIDAD: LA EMPRESA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos personales, incluyendo aquellos recolectados a través de su sitio web, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas se ajustarán a los requerimientos de la legislación vigente y a los estándares aplicables.

10. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES: LA EMPRESA podrá transferir y/o transmitir datos personales a terceros, tanto en Colombia como en el exterior, para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta Política y en la Política de Cookies, siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular (si es requerida por ley) y/o se cumplan los requisitos legales para ello. En caso de transferencia internacional de datos a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos, se gestionarán las garantías contractuales o legales necesarias, como Cláusulas Contractuales Tipo o el consentimiento del Titular, según corresponda.

11. VIGENCIA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS: Los datos personales proporcionados por los Titulares se conservarán mientras se mantenga la finalidad para la cual fueron recolectados, mientras exista una relación contractual o legal con el Titular, o por el tiempo necesario para cumplir con las obligaciones legales o contractuales, y para atender cualquier reclamación derivada de la relación con el Titular. Los periodos de conservación de datos recolectados por cookies se especifican en nuestra Política de Cookies.

12. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: LA EMPRESA se reserva el derecho de modificar la presente Política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, incluyendo nuestra Política de Cookies, será comunicado oportunamente a los Titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de su implementación, a través de su sitio web (si lo tiene), correo electrónico u otro medio idóneo. Se indicará la fecha de la última actualización en el encabezado del documento.

13. LEGISLACIÓN APLICABLE: La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se rige por lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen en la República de Colombia.

Consideraciones Adicionales:

• Correo Electrónico: Asegúrese de que la cuenta protecciondatos@arbquin.com esté creada, activa y sea monitoreada regularmente para atender las solicitudes de los Titulares.
• Publicación y Acceso: Esta política, junto con la Política de Cookies, debe ser fácilmente accesible en el sitio web de LA EMPRESA.
• Revisión Legal: Este documento, aunque complementado, sigue siendo una plantilla basada en la información proporcionada y las mejores prácticas. Es esencial que un profesional del derecho en Colombia revise esta Política y la Política de Cookies para asegurar su completa adecuación a las actividades específicas de ARBQUIN INGENIERIA Y MANTENIMIENTO SAS y a la normativa vigente, incluyendo cualquier actualización reciente.